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Mit einer Reifegradbeurteilung das Optimum aus den Geschäftsprozessen herausholen

Unternehmen, die optimale Geschäftsprozesse implementiert haben, sind erfolgreicher als Unternehmen, bei denen die Prozesse ohne klares Konzept ablaufen oder stark von Einzelpersonen abhängig sind. So bleiben diese Unternehmen ständig hinter den Erwartungen zurück und verschenken viel Wachstumspotenzial. Hinzu kommt dann noch, dass ineffiziente Prozesse hohe Kosten verursachen und dabei nur einen geringen Gegenwert liefern.
Kurzum: Optimierte Geschäftsprozesse sind ein Ziel, das jedes Unternehmen anstreben sollte, wenn es langfristig und nachhaltig wachsen möchte.
Um die Effizienz von Prozessen zu bewerten, bedient man sich im Prozessmanagement der sogenannten Reifegradbeurteilung. Hierbei wird anhand einer Checkliste oder eines Fragenkatalogs der Prozess evaluiert und je nach Ergebnis mit einem Reifegrad versehen. Zweiter Schritt ist dann das Finden von Strategien, wie der Prozess optimiert werden könnte, um einen höheren Reifegrad zu erhalten.
Diese Reifegradbeurteilung wollen wir Ihnen in diesem Artikel näher vorstellen.

Worum handelt es sich bei der Reifegradbeurteilung genau?

Aufgabe des Prozessmanagements ist, die Prozesse im Unternehmen zu überwachen, zu steuern, zu optimieren und anzupassen.
Um eine quantitative Aussage über die Effizienz eines Prozesses treffen zu können, muss daher eine objektive Bewertungsgrundlage geschaffen werden. Die Reifegradbeurteilung soll genau dies liefern.

Die Bewertung des Reifegrades eines Prozesses lässt Aussagen darüber zu, wie effizient und in welchem Maß er zur Wertschöpfung innerhalb des Unternehmens beiträgt. Je effizienter ein Prozess dabei implementiert ist, desto größer sein Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele.
Zieht man ein Reifegradmodell zum Bewerten der Unternehmensprozesse heran, fällt es nicht nur leichter, Optimierungspotenzial innerhalb der Prozesse zu identifizieren, sondern es ermöglicht auch einen Vergleich zwischen verschiedenen Abteilungen oder mit anderen Unternehmen.
Es lassen sich mit der Reifegradbeurteilung sowohl Prozesse innerhalb einer Abteilung, als auch auf Gesamtunternehmensebene analysieren.

Welche Prozessreifegrade gibt es?

Es gibt mittlerweile zahlreiche verschiedene Reifegradmodelle, die man zur Beurteilung seiner Geschäftsprozesse zugrunde legen kann. Die DIN EN ISO 9004:2018 ist beispielsweise ein international anerkanntes Regelwerk zur Beurteilung und Einteilung von Unternehmensprozessen, das insbesondere in großen Unternehmen Anwendung findet.
Alle Reifegradmodelle teilen die Prozesse in verschiedene Reifegradstufen ein.
Am häufigsten findet man fünf- oder sechsstufige Modelle vor. Ein Prozess kann dabei auf einer Stufe von 1 (oder 0) bis 5 angesiedelt werden. Die Stufen sehen im Detail so aus:

  • Stufe 0 – Unvollständig
    Auf dieser Stufe ist kein klarer Prozess zu erkennen. Es gibt keine Dokumentation und die Durchführung der Aktivitäten ist chaotisch. Die Ergebnisse sind nicht zielführend und nicht zufriedenstellend.
  • Stufe 1 – Durchgeführt
    Der Prozess ist nicht dokumentiert und eine Planung ist nicht vorhanden. Es werden jedoch einige grundlegende Anforderungen erfüllt, sodass die Ergebnisse brauchbar sind.
  • Stufe 2 – Gemanagt
    Die Durchführung des Prozesses wird geplant, befolgt und überwacht. Eine (einfache) Dokumentation des Prozesses liegt vor und Ergebnisse werden im Rahmen einer Qualitätssicherung kontrolliert.
  • Stufe 3 – Etabliert
    In einer Dokumentation werden die Standards verschriftlicht, die sich als bewährte Prozessmethoden und -aktivitäten etabliert haben.
  • Stufe 4 – Vorhersehbar
    Da der Prozess schon etabliert ist und es Erfahrungswerte gibt, lassen sich Vorhersagen treffen, wie stark eine Änderung die Ergebnisse des Prozesses und den Aufwand beeinflusst.
  • Stufe 5 – Optimiert
    Prozesse werden kontinuierlich verbessert und Ursachen für Fehler untersucht, sodass der Prozess sich den gegebenen Anforderungen ohne viel Aufwand anpassen lässt.

Wie geht man bei der Beurteilung der Reifegrade vor?

Für eine erste Einschätzung der Reifegrade in Ihrem Unternehmen müssen Sie keine Normen oder theoretischen Abhandlungen über Prozessmodelle wälzen (es sei denn, Sie wollen es). Um einen Eindruck zu bekommen und Ihre Prozesse grob in die jeweiligen Reifegradstufen einteilen zu können, hilft Ihnen schon eine einfache Checkliste weiter.
Nachfolgend haben wir für jede Stufe einige Kriterien formuliert, die Ihnen zur ersten Orientierung dienen sollen.
Betrachten Sie die Auflistungen nur als Richtlinie. In den meisten Prozessmodellen sind die Kriterien noch unterschiedlich gewichtet, sodass sich nicht alle Kriterien gleich stark auf die Einstufung auswirken.

Stufe 0

  • Planung lässt sich nicht erkennen
  • Ziele sind unklar, Vorgaben fehlen
  • Keine Aufwandsabschätzung möglich (weder was Zeit noch andere Ressourcen betrifft)
  • Qualität schwankt stark und ist nicht vorhersehbar
  • Chaotische Organisation (Angestellte wissen nicht, was zu tun ist, und tun das, was sie für richtig halten, was nicht immer zum Ziel führt)

Stufe 1

  • Eingangs- und Ausgangsgrößen des Prozesses sind bekannt
  • Planung kaum vorhanden
  • Keine Dokumentation vorhanden
  • Angestellte wissen, was sie tun müssen
  • Ergebnisse sind brauchbar, Qualität schwankt dennoch

Stufe 2

  • Prozess sowie dessen Eingangs- und Ausgangsgrößen sind dokumentiert, jedoch nicht vollständig
  • Es gibt Erfahrungswerte, die in die Prozessgestaltung eingeflossen sind
  • Planung wird erstellt
  • Es gibt einen Prozessverantwortlichen, der die Einhaltung des Prozesses überwacht
  • Qualität schwankend

Stufe 3

  • Es gibt ein dokumentiertes Standardverfahren, das sich etabliert hat
  • Der Prozess ist vollständig dokumentiert
  • Abschätzungen für Zeit und Ressourcen können ohne viel Aufwand ermittelt werden und sind zuverlässig
  • Qualität unterliegt immer noch Schwankungen

Stufe 4

  • Messung des Prozesses anhand von Kennzahlen (Durchsatzmenge pro Zeiteinheit etc.)
  • Ziele sind messbar und können anhand der Kennzahlen quantitativ beurteilt werden
  • Qualität unterliegt nur noch geringen Schwankungen und wird zuverlässig kontrolliert

Stufe 5

  • Fest etablierter Routineprozess, der hohe Qualität liefert
  • Kontinuierliche Verbesserungen
  • Prozessmanagement sucht nach Schwächen im Prozess, damit er noch weiter verbessert werden kann
  • Regelmäßiges Auditieren von Prozessverantwortlichen seitens des Qualitätsmanagements, um die Prozessqualität sicherzustellen

Fazit

Indem Sie eine Reifegradbeurteilung für Ihre Geschäftsprozesse durchführen, identifizieren Sie Schwachstellen, die Ihren Erfolg ausbremsen.
Basierend auf den Ergebnissen einer solchen Analyse können Sie Lösungen suchen, um Ihre Prozesse effizienter zu gestalten, sodass diese optimal zur Wertschöpfung in Ihrem Unternehmen beitragen.
Prozessmanagement ist sehr umfangreich und die Modelle komplex. Falls Sie sich noch nicht mit dieser Thematik beschäftigt haben, hilft am Anfang eine grobe Einteilung Ihrer Prozesse. Anhand von Checklisten gewinnen Sie schon einen ersten Überblick und sehen große Schwachstellen sofort.
Wenn es an das Feintuning Ihrer Prozesse geht, und Ihre Qualitätssicherung sich mit dem Prozessmanagement schwertut, können Sie sich an Experten wenden, die die Prozesse in Ihrem Unternehmen auf den Prüfstand stellen, und dann mit Ihnen gemeinsam Lösungen erarbeiten, wie Sie in Zukunft noch mehr Effizienz aus Ihren Prozessen herausholen können und Ihrem Unternehmen zu noch größerem Erfolg verhelfen.

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