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Interim Solutions

Ein altbekanntes Problem von Führungskräften ist es die Vorstellungskraft ihrer Mitarbeiter anzusprechen und auffallende Fragestellungen im Produktionsablauf deutlich zu machen. Du wirst dich leicht in die folgende Situation hineinversetzen können: In deinem Unternehmen ist dir nach langer Recherche ein echtes Problem aufgefallen. Um Lösungswege zu generieren, musst du deine Mitarbeiter abholen, ihnen das Problem erklären und für Verständnis sorgen. Leider gibt es in einem solchen Moment häufig nur fragende Gesichter und das Problem bleibt ungelöst. Eine Möglichkeit die Fragezeichen bei Mitarbeitern verschwinden zu lassen, ist Lean visuelles Management. Die perfekte Art um Probleme sichtbar zu machen

Mit Visualisierungen starke Vorteile erzielen

Lean visuelles Management macht sich den Gedanken zunutze, dass Probleme nur dann gelöst werden können, wenn diese sichtbar sind. Aufgrund dessen solltest du immer dafür sorgen, die Ansprache an deine Mitarbeiter zu visualisieren. Hierüber erreichst du, dass jeder Betroffene die aktuelle Situation vor Ort beurteilen kann. Ein aufwendiges Nacharbeiten von Unterlagen kannst du somit direkt im Keim ersticken. Du sorgst für Transparenz von Arbeitsabläufen und Zielen bei allen Beteiligten. Über optische Signale kann jeder Mitarbeiter sehr schnell Prozesse erlernen, wodurch eine Anlernphase deutlich eingeschränkt wird. Außerdem sorgst du dort für Standards, wo dies möglich ist und trägst damit zu einem deutlich höheren Qualitätslevel bei. Du hast die Möglichkeit, Bestände, Kennzahlen, produzierte Mengen, Arbeitsbereiche, Maßnahmenpläne und viele weitere Bereiche in deinem Unternehmen zu visualisieren. Bevor du nun panisch an deine Zeichen und Malkünste denkst, lass dir gesagt sein, dass wunderbare Lean-Visual-Management-Tools existieren, die dir fast alle Aufgaben abnehmen. Fünf dieser visuellen Managementtools möchten wir dir gerne vorstellen.

Kanban

Als Erstes der fünf Lean-Visual-Management-Tools stellen wir dir das Kanban-System vor. Bei Kanban handelt es sich um ein System, mit dessen Hilfe du Produktionsprozesse visualisieren kannst. Insbesondere wird die Bereitstellung von benötigten Materialien für die jeweiligen Arbeitsschritte sichergestellt. Das Material selbst fließt wie bisher vom Rohstoff in Richtung Endprodukt. Gegenteilig fließt die Information als Kanban in entgegengesetzter Richtung. Dies geschieht mithilfe von Informationskarten oder Behältern, die der Visualisierung dienen.

Ein einfaches Beispiel soll dir das System Kanban näherbringen. Stell dir vor deine Büromitarbeiter entnehmen jeden Tag fünf Pakete Papier. Der Prozess der Nachbestellung dauert drei Tage. Zur Sicherstellung wird ein Tag Puffer eingeplant. Du lagerst daher deine neue Lieferung Papier auf einem Stapel und legst über das zwanzigste Paket eine Kanban-Karte. Deine Mitarbeiter entnehmen Pakete vom Stapel und irgendwann trifft jemand dabei auf die Kanban-Karte. Mit dieser löst er die Nachbestellung aus, die in drei oder maximal vier Tagen eintrifft. Bis dahin sind jedoch genügend Reserven vorhanden. Zu Beachten bei diesem Prozess ist, dass auf der Kanban-Karte genau definiert wird, was der Mitarbeiter zu tun hat und schon hast du einen gesicherten Materialfluss.

Prozessregelkarten

Ein nächstes Tool für Lean visuelles Management ist die Prozessregelkarte. Hierbei handelt es sich um ein Diagramm, welches einen deiner Prozesse in der zeitlich geordneten Reihenfolge beschreibt. Diese Diagramme zeigen den Standardwert eines Prozesses als Mittellinie. Zusätzlich sind Limits nach oben und nach unten eingezeichnet. Über- oder unterschreitet die Linie des Prozessergebnisses im Laufe des Zeitstrahls eine der eingezeichneten Limits, müssen nun vorab definierte Gegenmaßnahmen getroffen werden. Die Prozessregelkarte hilft somit bei der Überwachung von Prozessergebnissen. Außerdem können Trends analysiert werden, die das Management für weiterreichende Nachforschungen nutzen kann.

Nutzt du in deinem Unternehmen für alle deine Prozesse dieses Überwachungstool, hast du eine gute Chance kontinuierliche Verbesserungen in der Qualität vorzunehmen. Hierzu achtest du in erster Linie darauf, dass keine Prozessregelkarte ein kritisches Limit über- oder unterschreitet. Ist dieses Worst-Case abgewendet, so kannst du Verbesserungen einleiten. Dazu analysierst du immer genau den Prozess, der am weitesten vom Prozessmittelwert abweicht und versuchst Lösungen und Verbesserungen herbeizuführen. Nähert sich dieser Prozess dem Mittelwert wieder an, gehst du zum nächsten Prozess über, bis der Idealzustand erreicht ist. 

Huddle Boards

Übersetzen wir uns das Huddle Board ins Deutsche, wirst du etwas besser verstehen, was dahinter steckt und wofür du es verwenden kannst. Huddle lässt sich in etwa mit “wirrer Haufen” übersetzen, wobei damit im Falle der Lean-Visual-Management-Tools eher im speziellen eine Gruppe von Menschen bezeichnet wird. Also beispielsweise ein Team in deinem Unternehmen. Dieser wirre Haufen von Menschen nutzt das Huddle Board für die tägliche Organisation. Im Grunde hat dein Team nur eine beschreibbare weiße Wand vor sich, folgt bei deren Beschriftung jedoch einigen Regeln. Aufgrund dessen gibt es beispielsweise einen Bereich für die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, die mit grünen, gelben und roten Smileys gemessen werden kann. Außerdem können aktuelle Ziele des Teams auf Wochen oder Monatsbasis visualisiert werden. Ein weiterer Bereich ist für den aktuellen Status der Mitarbeiter vorgesehen, wodurch auf den ersten Blick erkennbar ist, wer vor Ort arbeitet oder sich auf Fortbildungen oder im Urlaub/Krankenstand befindet. Selbstverständlich lässt sich ein Huddle Board in der heutigen Zeit auch digitalisieren.

Gemba Walks

Wolltest du nicht schon immer einmal den “wahren Ort” finden? Beim Gemba Walk wird dir dies ermöglicht, denn nichts anderes bedeutet das Wort Gemba im Japanischen. Bezogen auf das Unternehmen ist Gemba der Ort, an dem die entscheidende Arbeit geleistet wird. Also dort, wo der Unique Selling Point geschaffen wird, wo die Produktion abläuft, wo das Geld verdient wird. Wieso der wahre Ort Lean visuelles Management ist, lässt sich leicht erschließen, wenn du dir das Wort Walk hinzufügst. Bei einem Gemba Walk begibt sich dein Management an den wahren Ort und schaut sich beispielsweise im Detail die Produktion an. Hierdurch findet eine ideale Visualisierung statt, da du all das, was du in Managementrunden besprichst, live vor Ort anschauen kannst. Für kleine Betriebe mag dies nicht wirklich Sinn ergeben, da Produktion und Management täglich eng zusammenarbeiten. In großen Konzernen hingegen entfernen sich die Geschäftsführer immer stärker von den “wahren Orten” und verlieren dabei das Wesentliche aus den Augen. In diesen Fällen ist der Gemba Walk die perfekte Möglichkeit den Kern der Arbeit wieder ins Auge zu fassen.

5S

Auf deinem Arbeitsplatz stapeln sich die Ordner, deine Stifte sind nie auffindbar und dein Telefonkabel hat sich bereits mehrfach um deine Kaffeetasse gewickelt? Dann solltest du deine Arbeitsplatzorganisation durch Lean visuelles Management mit der Methode 5S verbessern. 5S beginnt damit, dass du deinen Arbeitsplatz so weit säuberst, dass nur noch relevante Papiere und Gegenstände vorhanden sein sollten. Im Anschluss ordnest du alle Gegenstände sinnvoll an und visualisierst diese Anordnung. Beispielsweise legst du Setzkästen in deine Schubladen und markierst auf deinem Schreibtisch Bereiche mit Klebestreifen. Hierdurch erkennst du, wenn Arbeitsmittel fehlen und kannst diese nachbestellen. Außerdem hilft 5S dabei, Verschwendungen zu vermeiden, indem du keine Dinge mehr anschaffst, die keinen festen Bereich an deinem Arbeitsplatz haben. Diese Standardisierung wird deine Arbeitsabläufe beschleunigen und deine Suchzeiten deutlich verringern. Ein visueller Arbeitsplatz lässt sich auf das gesamte Unternehmen ausweiten. Auch in der Produktion oder in Schulungsräumen helfen Setzkästen, Schablonen und Beschriftungen für schnellere Prozesse und einen hohen Standard.

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