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Einige Anweisungen in die Belegschaft geben, ein passendes Budget aufrufen und nach wenigen Wochen ist das neue ERP-System eingeführt. Wenn dieser einfache Fahrplan der ERP-Strategie in deinem Unternehmen gleicht, dann solltest du dich ganz schnell davon verabschieden. Die Einführung von einem neuen ERP-System in deinem Betrieb wird auf Dauer sehr viele Vorteile mit sich bringen. Wir mussten jedoch feststellen, dass der Weg der Einführung hart und steinig werden kann. Welche fünf Fehler bzw. Stolpersteine unsere Kunden in ihre ERP-Strategie eingebaut haben, wollen wir gerne mit dir teilen.

Warum solltest du die Fehler begehen, die andere vor dir schon gemacht haben?

Fehler 1: Fehlender Support durch die Unternehmensführung

Du wirst bei dir in der Unternehmensführung selbstverständlich bei der Einführung eines neuen ERP-Systems mitarbeiten wollen. Doch wie es bei den Führungskräften schnell passiert, ist der Wunsch zwar vorhanden, die Zeit jedoch nicht. Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass die Unternehmensführung gerne eine ERP-Strategie entwirft und beim Kickoff mitarbeitet. Im Anschluss an diese Schritte wird das Thema jedoch schnell an das Projektteam übergeben und die Unternehmensführung beschränkt sich einzig auf das Nachhalten der Ergebnisse. Bei diesem Ablauf wird nach einigen Wochen herauskommen, dass das Projektteam auf Widerstände in der Belegschaft stößt und dem Zeitplan deutlich hinterherhinkt.

Warum ist dies der Fall? Weil der sichtbare Support der Geschäftsführung fehlt. Die ERP-Strategie hast du mitentwickelt, also musst du auch dafür sorgen, dass diese Tag für Tag gelebt wird. Deine Mitarbeiter werden sehr schnell merken, wer die Einführung des ERP-Systems voranbringt. Ist dies ausschließlich das Projektteam, so werden die Widerstände groß sein. Die Mitarbeiter werden das Tagesgeschäft in den Vordergrund stellen und nur selten Zeit für das Projektteam haben. Verzögerungen und Frust sind in diesem Fall vorprogrammiert. Daher bist du als Teil der Geschäftsführung gefordert und musst die Einführung des ERP-Systems jederzeit unterstützen und mit Nachdruck durchsetzen.

Fehler 2: Das Projektteam ist falsch zusammengestellt

Der Erfolg oder Misserfolg deiner ERP-Einführung hängt zu einem großen Teil damit zusammen, wen du in das Projektteam berufst und diese dir dabei helfen deine ERP-Strategie umzusetzen. Die ERP-Einführung ist eklatant ein Projekt mit einem klaren Projektplan und Projektende. Aus diesem Grund werden in den wenigsten Unternehmen Mitarbeiter für die ERP-Einführung eingestellt. Die Unternehmensleitung beauftragt vielmehr Kolleginnen oder Kollegen, die verfügbar und im Tagesgeschäft zu entbehren sind. Leistungsträger oder Vorgesetzte sind für diese Aufgabe zu schade, so der allgemeine Tenor. Noch schlimmer ist es, die ERP-Einführung in die IT zu geben und dort neben den täglichen Aufgaben zu parken.

Die Zusammenstellung des Projektteams will wohl überlegt sein, wenn es mit der ERP-Einführung etwas werden soll. Dies trifft auf Key-User und die Projektleitung gleichermaßen zu. Die Key-User sind die “Pilotmitarbeiter” in jeder Abteilung und sollen als Multiplikatoren dienen. Hierbei ist es wichtig, dass die Mitarbeiter abteilungsübergreifend denken können und keine Egoisten sind. Außerdem müssen sie aufnahmebereit und kommunikativ sein. Für deine Projektleitung musst du in den sauren Apfel beißen und Personen mit Führungsqualitäten auswählen. Sie müssen durchsetzungsstark, organisatorisch und einfühlend sein, sowie ausreichend Wissen über das gesamte Unternehmen besitzen. Die IT ist hierbei also der falsche Ansprechpartner.

Fehler 3: Der ERP-Strategie keine Freiräume geben

Die ERP-Einführung ist alles, aber nicht einfach. Häufig handelt es sich um einen Meilenstein in deiner Unternehmensgeschichte. So ein Schritt nimmt selbstverständlich Zeit und Geld in Anspruch. Dennoch mussten wir trotz aller Vorwarnungen feststellen, dass das ERP-Projekt in Unternehmen unterschätzt wurde. Damit wir uns nicht falsch verstehen, eine Umstellung bringt auf Dauer sehr viele Vorteile, doch du musst sie gut vorbereiten. Geht ein Unternehmen unbedarft oder mit falschen Erwartungen in eine ERP-Einführung, so ist das Projekt zum Scheitern verurteilt. Vielmehr musst du Kosten, Zeit, Rückschläge und Freiräume von Beginn an einplanen. Doch mit steigender Vorbereitung werden deine Kosten im Gegenzug sinken.

Ein sehr großer Fehler ist es, für die ERP-Strategie ausschließlich die harten externen Kosten zu berechnen. Eine ERP-Einführung besteht nicht nur aus Software, Hardware und einer kurzen Mitarbeiterschulung. Der große Teil der Kosten wird dir intern entstehen und ist vorab nicht zu 100 % planbar. Gerade das Projektteam und die Key-User werden interne Kosten entfachen, da diese stetig mit dem ERP-Anbieter zusammenarbeiten, die Prozesse einsteuern und andere Mitarbeiter schulen. Ohne zusätzlichen Aufwand wird dies keiner deiner Arbeitnehmer schaffen. Die Arbeitszeit wird anders verteilt und dir entstehen im Unternehmen Kosten, die du auf keinen Fall vernachlässigen solltest.

Fehler 4: Nicht auf ERP-Standardsoftware setzen

ERP-Systeme sind auf den ersten Blick Mammutprogramme, die durch ihre Komplexität zu erschlagen drohen. Außerdem sind die ERP-Lösungen Bausteinsysteme, die du passend für dein Unternehmen buchen musst. Allerdings wird kein Anbieter punktgenau die Lösung anbieten, die du benötigst. Auch wenn für jede Branche spezialisierte Systeme angeboten werden, muss in gewissen Bereichen ein Customizing der Produkte stattfinden. Kompromisse werden nötig sein. Wir haben viele Kunden kennengelernt, denen dieser Schritt zu kompliziert erschien. Was haben dieses gemacht? Sie haben ihre IT-Abteilung angewiesen, ein komplett eigenes ERP-System zu schreiben, welches optimal alle Bedürfnisse erfüllt und keine Kompromisse erfordert.

Dieser Schritt ist mutig und kann zu sehr vielen Problemen führen. Du machst dich durch diese Entscheidung von deiner IT-Abteilung abhängig. Sollten deine Fachleute die Einführung ohne Hilfe hinbekommen, kannst du dich glücklich schätzen. Meist ist eine solche Aufgabe eine echte Herausforderung. Nehmen wir an, das selbst gestrickte ERP-System ist implementiert. Durch Prozessveränderungen wird der Wartungs- und Pflegeaufwand dennoch dauerhaft IT-Ressourcen fressen, doch gute Fachleute sind rar. Noch schlimmer wird es, wenn die Programmierer dein Unternehmen verlassen und somit auch das Wissen zu den ERP-Systemen verloren geht. Bei zugekauften Systemen kannst du dich hingegen jederzeit auf den Support der Anbieter verlassen. Ein paar Kompromisse bei der Einführung sollten dich nicht abschrecken.

Fehler 5: Kein stimmiges Lastenheft für die ERP-Strategie

Vor der Einführung eines neuen Systems steht der lange Prozess der Vorbereitung. Eine ERP-Strategie muss entworfen werden, die langfristig zum Unternehmen passt. Es müssen heute bereits die Ideen der nächsten Jahre enthalten sein. Außerdem ist es wichtig, die eigenen Prozesse zu analysieren und genau zu dokumentieren. Alle Schritte der ERP-Einführung solltest du im Anschluss dringend in einem Lastenheft zusammentragen. Viele Unternehmen verzichten unserer Erfahrung nach auf einen solchen Plan und die entsprechende Vorbereitung. Das Lastenheft ist unnötig und frisst in der Vorbereitung wichtige Kapazitäten, so der Tenor.

Lass dir jedoch gesagt sein, dass sich die Zeit, die du in dein Lastenheft investierst, am Ende mehr als rentabel erweisen wird. Es geht bei einem Lastenheft darum, alle wichtigen Fragen vorab zu beantworten. Solltest du diesen Schritt überspringen, werden die Fragen nicht einfach verschwinden, sondern im Projektverlauf unvorbereitet auftauchen. Dann ist es doch besser, sich vorab damit zu beschäftigen und vorbereitet in die ERP-Einführung zu gehen. Außerdem kann ein Lastenheft kostenlos immer wieder angepasst werden. Im späteren Verlauf sind Anpassungen hingegen schwer und kostspielig, da im schlimmsten Fall Arbeitsschritte zunächst rückgängig gemacht werden müssen.

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