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Arbeitszeugnishilfe

Gordon Vahldiek, Gründer und CEO von “Die Arbeitszeugnishilfe” hat bereits Erfahrungen in der digitalen Transformation sammeln können. In unserem heutigen DRS Interview verrät er uns, was Digitalisierung für ihn bedeutet und erzählt uns, für welche Prozesse im seinem Unternehmen Digitalisierung genutzt wird.

Unternehmen: Die Arbeitszeugnishilfe

Mitarbeiteranzahl: 6

Interviewpartner: Gordon Vahldiek, Gründer und CEO von “Die Arbeitszeugnishilfe”

Hier findest du mehr zu Gordon:

Website: https://arbeitszeugnishilfe.ch/
Facebook: https://www.facebook.com/arbeitszeugnishilfe/
Instagram: https://www.instagram.com/arbeitszeugnishilfe/?hl=de
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/gordonvahldiek/

Jeder hat eine andere Vorstellung von Digitalisierung. Was bedeutet Digitalisierung für dich?

Digitalisierung bedeutet für mich, möglichst alle Prozesse, die man im Unternehmen hat, mit Software elektronisch abzubilden. Das ist einfach die Herausforderung. 

Ein zweiter Aspekt für mich ist die Zusammenarbeit in digitaler Form. In meiner Firma habe ich fünf Mitarbeiter, die für mich arbeiten und die sitzen halt nie mit mir in meinem Büro, sondern schon immer zu Hause. Auch vor Corona arbeiteten meine Mitarbeiter von zuhause aus oder sind auf Reisen und arbeiten digital für mich. Also man hat digitale Kommunikation und digitale Arbeitsprozesse. Zum Beispiel kommen Aufträge rein, diese werden in Arbeitspakete umgewandelt und die wiederum werden dann an Mitarbeiter verteilt. Die Rücklieferung erfolgt also auch wieder digital und die Auslieferung an die Kunden läuft ebenfalls digital. Das ist halt momentan the State of the art, wie das viele Firmen auch haben wollen.

Wie genau sieht die Digitalisierung bei euch im Unternehmen aus? Arbeitet ihr nur digitalisiert oder auch noch analog?

Wir arbeiten ausschließlich digital. Alle Prozesse im Unternehmen, wie Rekrutierung, Marketing, die Kernprozesse von unserem Angebot, die Auslieferung und Kommunikation laufen alle digital. 

Wir prüfen und schreiben Arbeitszeugnisse und wir drucken ja kein Arbeitszeugnis aus. Es wird alles digital bearbeitet, also gibt es gar kein Papier in der Form. Es gibt manche Kunden, die mich fragen ob sie das Arbeitszeugnis uns per Post zusenden können. Das könnten die Kunden theoretisch machen, das wollen wir aber nicht, da all unsere Prozesse digital ablaufen.

Mit welchen Tools arbeitest du im Alltag?

Wir haben letztes Jahr eine große Umstellung gehabt. Wir haben davor über Whatsapp kommuniziert und Dokumente per E-Mail herumgeschickt. Das ist für mich die Anfangsform einer Digitalisierung. Man nimmt das, was man hat und versucht das irgendwie anzupassen und das ist natürlich oft mehr schlecht als recht.

Dann kommen spezialisierte Tools dazu und da war ein großer Fortschritt von uns, dass wir Slack als Kommunikationstool im Unternehmen eingeführt haben. Das heißt wir telefonieren auch eigentlich nie, sondern wir kommunizieren immer asynchron. Das heißt ich kann was schreiben und mein Mitarbeiter kann antworten wann immer er möchte. Das ist für meine Mitarbeiter toll, weil sie remote oder auf Reisen sind. Die können vielleicht gerade gar nicht antworten, weil sie sich gerade ein Wasserfall anschauen oder auf einer Safari sind. Sie können dann aber am Abend halt antworten und das passt auch soweit. Natürlich gibt es bestimmte Grenzen, die wir eingestellt haben, bis wann alles abgearbeitet werden muss oder wann eine Antwort erwartet wird. Das muss natürlich eingehalten werden, aber innerhalb dieser Grenzen können sich die Mitarbeiter frei bewegen.

Wir haben noch Trello Board eingeführt für Aufträge und nutzen für die Verbindung zwischen den ganzen Systemen Sepia. Das sind eben so diese 3 Tools, die in den letzten Jahren extrem Aufwind bekommen haben und das funktioniert super. Sepia funktioniert automatisiert mit meinem E-Commerce System und dem Backend. Die Aufträge werden über Sepia dann ins Trello Board geschickt oder die Nachricht über den neuen Auftrag geht in Slack automatisch rein. 

Ich muss da gar nicht mehr so viel machen und das ist ein großer Vorteil der Digitalisierung für mich als Geschäftsführer. Ich kann mich also aus ganz vielen Prozessen herausnehmen. Ich war dann häufig Bottleneck bei vielen Prozessen, also ich musste immer über die Aufgaben drüber schauen oder weiterleiten. Das mache ich nicht mehr, das macht das System automatisch. Das ist ein großer Vorteil, wo ich mir dann wiederum mehr Zeit und Kapazität freigeschaufelt habe, die ich dann als Geschäftsführer für Business Development nutzen kann.

Was sind aus deiner Sicht die größten Chancen, die sich aus der Digitalisierung ergeben?

Durch die Digitalisierung kann ich als Geschäftsführer mich mehr auf die Kernkompetenzen meines Unternehmens konzentrieren. Das sind dann halt Themen wie Produkte, Service, Produktentwicklung, Vertrieb und Business Development, die einem dann auch Mehrwert bieten.

Früher haben wir beispielsweise die Buchhaltung mit Excel gemacht. Heute benutzen wir eine spezielle Software, die wiederum Schnittstellen zu meinem System hat und da auch wieder alles automatisiert funktioniert. Früher musste ich Aufträge, Bestellungen, Rechnungen usw. alles händisch irgendwo eintippen. Jetzt läuft das alles automatisch.

Worin liegen die größten Risiken, wenn ein Unternehmen die Digitalisierung verpasst?

Du stehst ja immer im Wettbewerb, das heißt der Wettbewerb schläft nicht, sondern investiert in Digitalisierung und wird dadurch schneller. Er wird dadurch agiler und kann viel besser auf dem Markt reagieren. Man spart dadurch auch Kapazitäten, Kosten und Ressourcen. Das heißt er kann günstiger werden, dich im Preis unterbieten und so einen schnelleren, besseren und günstigeren Service bieten. Wenn du da nicht mithalten kannst, dann bist du ganz schnell aus dem Markt. 

Wenn du auf Dauer deine Kosten nicht mehr decken kannst, dann gehst du pleite. Es gibt ja gar keine Wahlmöglichkeit mehr. Entweder du machst mit oder du bist draußen. So einfach ist das.

Was wäre der erste Schritt, um das Thema “Mehr Digitalisierung” in deinem Unternehmen voranzubringen?

Also ich hatte ja den Vorteil, dass ich mein Business komplett von Null aufbauen konnte und schon immer die Idee hatte, das Ganze digital zu machen. Ich wollte ein möglichst automatisiertes Business aufbauen, wo ich als Person nicht mehr so gefordert bin und wo ich mich eher auf die Sachen im Unternehmen konzentrieren kann, die mehr Spaß machen.

Wenn du schon bereits ein Unternehmen hast, was analog funktioniert, dann sollte man zunächst analysieren, an welchen Schnittstellen es Sinn macht, diese zu digitalisieren. Dann hast du erst einen Fahrplan, was du alles angreifen kannst. Danach kannst du schauen was es für Tools und Software auf dem Markt gibt und mit einer  Kosten-Nutzen-Analyse beurteilen, was Sinn macht und was nicht.

Für welche Prozesse würdest du die Digitalisierung nutzen?

Ich würde die Digitalisierung für die ganze Unternehmenskommunikation nutzen, da ich glaube, dass man heutzutage kaum noch zum Telefonhörer greifen muss. Das wird selbst in großen Unternehmen noch kaum passieren, weil da man mittlerweile die ganzen Chat-Systeme hat.

Natürlich kann man auch die ganze Verwaltung mit den Aufträgen, Anforderungen usw. digitalisieren. Dann kann man noch das Marketing digitalisieren. Ich schicke kein analoges Marketing mehr raus und schicke keine Flyer oder Plakate rum, sondern mache alles digital. Buchhaltung und Controlling sind auch bei uns schon stark digitalisiert.

Ich bin ja im Dienstleistungssektor tätig und da ist das natürlich alles prädestiniert für die Digitalisierung. Wenn du physische Produkte hast, dann wird es auch schon schwieriger, aber auch absolut möglich. Ich habe ja lange im Einkauf gearbeitet und da bearbeitet das System die vielen Anfragen automatisch. Das Produktionssystem weiß dann genau welche Rohstoffe und Bauteile automatisch beschafft werden müssen. Man darf aber nicht vergessen, dass auch einige Jobs verloren gehen.

Was für eine Rolle spielt Kultur in der Digitalisierung?

Es gibt Kulturen, die offener mit der Digitalisierung umgehen und ich glaube, dass wir im deutschsprachigen Raum da etwas hinterherhinken. Da gibt es viele Länder, die schneller und agiler unterwegs sind.

Im europäischen Kontext, wenn man sich da baltischen Staaten anschaut, dort wurde von vornherein schon in eine Infrastruktur investiert mit super Internet und digitalen Prozessen in der Behörde. Wenn ich da eine Firma gründen will oder einen neuen Ausweis brauche, dann geht das mit ein paar Klicks. Dann sind natürlich andere Länder weit hinterher. Vor allem die Corona Krise hat der Digitalisierung viele Länder auf die Probe gestellt, also zum Beispiel das Themen digitaler Impfpass und Impfmanagement.

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